Laufend stapelten sich auf meinem heimischen Bürotisch duzende Blätter Papier. Rechnungen, Bestätigungen, Offerten, Policen, Verträge, Unterlagen, die alle darauf warteten feinsäuberlich gelocht und geordnet zu werden. In der Hoffnung dann, wenn man sie mal braucht, in irgend einem verstaubten Ordner wiedergefunden zu werden.
Vor einem Jahr beschloss ich, mein Büro in die digitale Zukunft zu führen. Sämtliche Unterlagen, die nicht zwingend physisch aufbewahrt werden müssen, werden nun gescannt und dann geschreddert. Der Rest, namentlich die Steuerunterlagen, füllen gerade mal noch ein Sichtmäppli pro Jahr.
Dank dem Einsatz von ein paar Werkzeugen ist der Aufwand für die Digitalisierung kaum grösser, als vorher. Als Scanner verwende ich mein Multifunktionsgerät von Brother (MFC-240C). Der hat einen einfachen Papiereinzug. Richtige Dokumentenscanner sind für meinen Einsatz zu teuer.
Hazel
Hazel ist eine OS X Applikation, die im Hintergrund läuft und von mir definierte Ordner überwacht. Landet eine Datei in einem dieser Ordner stellt Hazel irgendwas damit an. Zum Beispiel sucht es in der Datei nach dem Wort “Rechnung”. Wird das Wort gefunden, verschiebt Hazel die Datei in meine ewige Fileablage, wo ich sie zum Beispiel über eine einfache Spotlight-Suche wiederfinde.
PDFPen
Mit dieser OS X App werden gescannte PDFs lesbar gemacht. Das OCR ist leider nicht das allerbeste, aber für meine Zwecke reicht es allemal. So kann ich zum Beispiel bei einer gescannten Rechnung die ESR Zeile in die Zwischenablage kopieren und im E-Banking verwenden. Das geht wesentlich schneller, als die Referenz-Nummer abzutippen.